In unserem heutigen Geschäftsleben werden immer mehr Dokumente erzeugt. Rechnungen, Geschäftspost, Verträge, die meisten Dokumente liegen zurzeit noch in Papierform vor. Die Anzahl der Dokumente, die in digitaler Form vorliegen, steigt aber ständig an. Vor allem E-Mails, die aus dem modernen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken sind, werden bei der konventionellen Archivierung meistens nicht berücksichtigt. Vor Jahren noch als schneller aber unverbindlicher Austausch von Informationen gedacht, werden sie heute als Geschäftsbrief angesehen. Diesem Umstand geschuldet, hat der Gesetzgeber bereits seit geraumer Zeit die Archivierungspflichten für E-Mails geregelt.
Könnten nun E-Mails ausgedruckt und in Papierform abgelegt werden? In der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Abschnitt III – „Archivierung digitaler Unterlagen“ ist Folgendes definiert:
„Originär digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Originär digitale Unterlagen sind die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten; ein maschinell verwertbarer Datenträger ist ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger. Die originär digitalen Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden.“
Diese Forderung könnte nun zum Anlass genommen werden, die Umstellung von der konventionellen Archivierung zur digitalen Archivierung in Angriff zu nehmen.
Stellen wir aber zunächst beide Varianten gegenüber:
| Konventionelle Dokumentenablage | Digitale Dokumentenablage | |
|---|---|---|
| Hoher Platzbedarf | Schnelle Archivierung | |
| Aufwendige Suche | Noch schnellere Recherche | |
| Mehrfachablage | Rechtssicherheit (GDPdU) | |
| Hohe Kosten (97% der Kosten sind Personalkosten) | Kostenminimierung |